Gestione del Change Management con SAP

Il percorso di Change management si compone di diverse attività che mirano a sostenere l’innovazione e la riorganizzazione aziendale. Il cambiamento, infatti, è una fase delicata da gestire perché si scontra con le naturali resistenze degli esseri umani. Anche una volta attuato va gestito quotidianamente, pena l’inefficacia dell’innovazione.

Indice:

• Cos’è il Change Management
• Change Management e Trasformazione Digitale
• People Management: la base per il Change Management
• Come affrontare il Change Management
  • Coinvolgi i collaboratori
  • Adotta Strategie open source
  • Pianifica ogni passaggio
• Gestisci il Change Management con SAP

Cos’è il Change Management

Una nuova leadership, un rinnovato contesto normativo o tecnologico o i mutati bisogni del target: sono tanti i motivi che inducono le imprese a stravolgere i loro assetti e ad adottare idonee misure per scongiurare i rischi connessi al rimaneggiamento organizzativo.

Proprio perché rischioso, il cambiamento non si può improvvisare. Va invece gestito tramite un sistema strutturato di analisi, pianificazione ed esecuzione, capace di minimizzare gli effetti deleteri del passaggio a nuovi ruoli e responsabilità.

Infatti, i cambiamenti organizzativi rallentano i flussi di lavoro e peggiorano il morale delle risorse. Per questo adottare tecniche di Change Management e una prospettiva di People Centricity non serve solo a loro. I collaboratori stressati, infatti, producono il 5% in meno, con perdite di 32,5 milioni per ogni miliardo di ricavi.

I dati Gartner confermano che negli ultimi tre anni le organizzazioni hanno attraversato mediamente ben cinque cambiamenti strutturali e quasi il 75% delle aziende, nel prossimo triennio, si aspetta di moltiplicare gli interventi atti a fronteggiare l’incessante mutamento del quadro economico e l’anomalo contesto generato dalla pandemia. Le statistiche dicono anche che quasi la metà delle organizzazioni fallirà e che solo il 34% otterrà un vero successo.

Questo perché l’innovazione, soprattutto in chiave digitale, richiede un approccio multidisciplinare che deve essere gestito parallelamente all’ingresso in azienda della tecnologia avanzata. Bisogna infatti tener conto che questo implica un totale cambiamento organizzativo. Oltre all’implementazione di tecnologie avanzate e di nuovi flussi di lavoro, occorre attivare un esame approfondito dei modelli di collaborazione, della linea di leadership, degli spazi di lavoro e del mindset delle persone. 

Preparati, dunque, a mettere in campo le dovute strategie, perché il tuo compito sarà fondamentale!

Change Management e Trasformazione Digitale

Oggi più che mai il Change Management sta vivendo un ruolo da protagonista. La trasformazione digitale, sperimentata da tutte le imprese a partire dal primo lockdown, di fatto è una rivoluzione copernicana. Al management, per esempio, si richiede capacità di delega, empowerment del personale, fiducia.

Lo smart working, vera eredità della pandemia, è arrivato per restare e sta cambiando il work-life balance in un modo che la società percepisce come irreversibile. Il mondo delle imprese, quindi, va verso la totale affermazione del concetto di lavoro ibrido, con tutto ciò che esso comporta in termini di hardware, software, formazione, motivazione, engagement del personale, ecc.

Ciò che da una parte è un’ambita organizzazione del lavoro, più moderna e appagante, dall’altra richiede all’azienda di agire a tutti i livelli: ciò può disorientare coloro che per molto tempo hanno lavorato in maniera tradizionale, “come si è sempre fatto”.

La resistenza all’innovazione è il maggior ostacolo al cambiamento, pertanto va affrontata in modo strutturato ed efficace, attraverso un programma di Change Management.

People Management: la base per il Change Management 

Affinché qualsiasi trasformazione abbia successo, le persone devono sentirsi totalmente coinvolte nel progetto e condividere la vision aziendale. Se così non fosse, i collaboratori si trasformerebbero, inconsapevolmente, nei più efficaci sabotatori del progetto d’innovazione.

Va da sé, dunque, che i risultati dell’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano pubblicato nel Maggio 2022, possano essere definiti preoccupanti. Secondo il documento, infatti, i lavoratori che si sentono pienamente coinvolti dall’azienda sono solo il 14%, e appena il 17% si sente incluso e valorizzato all’interno dell’organizzazione. Inoltre, la quasi totalità delle organizzazioni, cioè il 96%, ha difficoltà ad attrarre e sviluppare le competenze necessarie per affrontare la Trasformazione digitale. L’innovazione digitale delle imprese, dunque, va fatta a partire dalle persone, più che dalle tecnologie.

“Per migliorare benessere ed engagement bisogna agire in maniera prioritaria su due leve – afferma Martina Mauri, Direttrice dell’Osservatorio HR Innovation Practice -: da una parte aumentare la flessibilità, intesa soprattutto come responsabilizzazione e autonomia della persona nella gestione delle proprie attività lavorative. Dall’altra creare un ambiente aperto e inclusivo, capace di valorizzare al meglio le competenze dei lavoratori, ma anche i loro interessi e passioni personali, a cui dare piena cittadinanza all’interno dei confini organizzativi”.

Come creare, allora, il giusto substrato di consapevolezza, sul quale far attecchire e sviluppare un progetto innovativo?

L’VIII Osservatorio Assochange (2021) suggerisce, tra le righe, cinque interventi integrati:

1. Ascoltare i collaboratori ed empatizzare con loro;
2. Comunicare il progetto aziendale e il suo avanzamento attraverso intense campagne di comunicazione interna;
3. Monitorare il clima aziendale attraverso soft KPI;
4. Individuare e valorizzare gli influenzatori informali, che possano aiutare i colleghi ad accogliere il cambiamento;
5. Coinvolgere e formare i manager intermedi, chiedendo loro di essere più proattivi e di abilitare modalità di collaborazione basate su strumenti digitali.

Implementare un buon Change Management tool, infine, può supportare efficacemente sia i manager sia l’intero personale nell’accettazione dei cambiamenti.

Come affrontare il Change Management

Il 73% dei CEO e il 66% dei dirigenti risorse umane auspicano che gli addetti HR gestiscano i cambiamenti in maniera sempre più agile ed efficace. Ma come soddisfare le loro aspettative?

I pilastri concettuali sui quali si fonda l’attività di Change management sono quattro:

• People: supporto al cambiamento delle abitudini e del mindset delle persone;
• Process: ricostruzione dei processi in chiave moderna e digitale;
• Platform: introduzione di tecnologie digitali a supporto della produttività;
• Place: ripensamento dei luoghi di lavoro sia in ottica smart working sia di ambiente aziendale.

Coinvolgi i collaboratori

Come abbiamo già visto, il Change Management richiede di partire da un approccio employee-centered, non solo perché il personale dovrà usare le nuove tecnologie, ma soprattutto perché abilita flussi di lavoro che richiedono maggior responsabilità e coinvolgimento personale.

Per creare la necessaria cultura digitale condivisa, pertanto, non è sufficiente infondere entusiasmo nei confronti dell’innovazione, elencando i vantaggi dell’utilizzo delle tecnologie, ma occorre agire contemporaneamente su tutti gli aspetti dell’innovazione aziendale. 

Adotta Strategie open source

Nella maggioranza dei casi, i cambiamenti organizzativi vengono diretti dall’alto. Tuttavia oggi l’approccio top-down non funziona più e risulta inadeguato a sfruttare gli odierni canali comunicativi  e il potenziale di risorse più competenti. 

Come professionista delle risorse rimane, dunque, dovrai promuovere una nuova metodologia basata sulla People Centricity e su quei principi che da tempo governano l’HR transformation. 

Parliamo delle strategie open source che, co-create coi dipendenti e focalizzate sulla discussione invece che sul comando, richiedono un terzo del tempo rispetto a quelle tradizionali per essere implementate e aumentano le probabilità di successo del 24%.

Pianifica ogni passaggio

Il progetto di Change management deve svolgersi in un arco temporale che va dall’idea di Trasformazione digitale dell’impresa al raggiungimento degli obiettivi prefissati, passando per la gestione della transizione dal paradigma di lavoro tradizionale a quello digitale. 

Generalmente il processo di gestione del cambiamento è rappresentabile in 3 distinti step:

• La creazione di un prospetto: in questa fase dovrai descrivere posizioni e responsabilità di tutti i livelli aziendali, perché i leader possano farsi un’idea chiara dell’attuale assetto di competenze e di come può essere modificato.
• Gli incontri coi collaboratori: il secondo step ti permetterà di capire se e come gli odierni membri del team potranno adattarsi ai nuovi compiti e, in caso contrario, di procedere alle assunzioni.
• Il riepilogo: Nell’ultima fase produrrai un sunto con l’indicazione delle posizioni che subiranno influenze o che non saranno toccate dal mutamento organizzativo, per sottolineare gli aggiustamenti previsti nella composizione della forza lavoro aziendale

Gestisci il Change Management con SAP

Come avrai capito, data la complessità di una trasformazione digitale, il Change Manager o chi si occupa della transizione dell’azienda dal paradigma analogico al digitale, necessita di tenere sotto controllo molteplici attività.

Per non perdere alcun dettaglio e monitorare al meglio il cambiamento, sono nati i Change Management Software Tool, strumenti capaci di pianificare, attuare e monitorare il progetto, comunicarlo, creare guide operative, infografiche, programmi di formazione specifici per gli utilizzatori, ecc

In genere, i Change Management Tool sono integrazioni dei gestionali aziendali, che permettono di rendere più interattivi i nuovi processi e semplificarne l’utilizzo. Le aziende che già si avvalgono di un SAP ERP, però, hanno l’opportunità di implementare una soluzione modulare di Change Management con funzionalità ancora più specifiche ed efficaci.

Il concetto di modularità, infatti, è una delle cifre distintive di SAP S/4HANA, soluzione centrale alla quale sono collegate diverse declinazioni verticalizzate per settore di business. Oltre a una overview su tutti i cambiamenti aziendali e a una migliore comunicazione dei processi di trasformazione, SAP permette di abilitare un più profondo intervento di Change Management, basato sulle peculiarità del settore.

Noi di Allos accompagniamo le aziende nel processo di comprensione e adozione del cambiamento, individuale o aziendale. Disegniamo il piano di cambiamento e lo corrediamo con gli strumenti più adatti a comunicare e supportare adeguatamente le proprie persone per una Change Experience migliore.

Adesso che sai come affrontare il cambiamento, non ti resta che prepararti, perché il prossimo, probabilmente, sta già arrivando. Scopri i nostri servizi di Change & Learn.