Digitalizzazione dei processi aziendali: come partire con il piede giusto

La digitalizzazione dei processi aziendali offre benefici che si riflettono a vari livelli della gerarchia. Passare da una gestione frammentata dei processi e dei flussi di lavoro a una gestione digitale e centralizzata aiuta l’azienda, tra le altre cose, a essere più efficiente, a rinforzare la cultura organizzativa e ad avere una forza lavoro coinvolta e ben organizzata.

Anche la gestione HR ne beneficia, grazie al fatto che si può curare meglio e personalizzare l’employee experience.

Indice:

• Cosa sono i processi e i flussi aziendali
• Cos’è la gestione documentale e quali sono i rischi
• Come funziona la virtualizzazione dei processi aziendali
• I vantaggi per le aziende
• Uno strumento indispensabile per la digitalizzazione

Cosa sono i processi e i flussi aziendali

Processi e flussi aziendali sono in un certo senso la linfa che permette all’azienda di funzionare. Processi e flussi hanno a che fare con il modo con cui si svolgono le operazioni all’interno dell’azienda e possono essere organizzati in modi molto diversi. Le differenze possono essere legate alla dimensione aziendale, all’ambito a cui fanno riferimento o al modo in cui sono stati codificati.

La trasformazione digitale ha coinvolto naturalmente anche questo aspetto della vita aziendale, rivoluzionando il modo in cui le operazioni aziendali vengono organizzate e il modo in cui le informazioni vengono trasferite da un punto all’altro dell’impresa.

I risultati del passaggio da un approccio analogico e frammentato a uno digitale e centralizzato ha conseguenze evidenti in modo particolare in ambito HR. Basti pensare al processo di selezione del personale o alla formazione e all’aggiornamento professionale. La digitalizzazione di questi processi permette di ottenere risultati migliori, in meno tempo e di non perdere informazioni strada facendo.

Cos’è la gestione documentale e quali sono i rischi

La gestione documentale è uno degli aspetti che permette di apprezzare al meglio i benefici della virtualizzazione dei processi e delle operazioni aziendali.

Fino a qualche anno fa se si aveva bisogno di risalire a un documento bisognava individuare il luogo in cui l’informazione era archiviata, recarsi fisicamente nella stanza e consultare decine di documenti per riuscire a trovare l’informazione che si stava cercando. In tempi più recenti bisognava consultare vari file, probabilmente disponibili su diversi supporti, non avendo la certezza che le informazioni contenute nel documento fossero complete e aggiornate.

Oggi grazie alla digitalizzazione dei processi aziendali questo processo è molto più semplice ed efficiente. Attraverso la gestione virtualizzata dei documenti c’è un unico spazio digitale in cui i documenti sono raccolti e ordinati. Ciò annulla il rischio che le informazioni siano obsolete e, grazie all’uso di un sistema di archiviazione in cloud, permette a tutti i membri dell’azienda di poter accedere al database in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Chi ha delle resistenze in merito alla convenienza di digitalizzare la gestione dei documenti aziendali dovrebbe ricredersi. Mantenere informazioni e documenti su supporti diversi, infatti, è svantaggioso per vari motivi: non solo c’è il rischio concreto di frammentare le informazioni e di perdere dei dati, ma si corre anche il rischio di indebolire la cultura aziendale o di perdere opportunità di contatto con le proprie Persone.

Come funziona la virtualizzazione dei processi aziendali

Quando si intraprende un percorso di digitalizzazione dell’azienda bisogna tener presente che la tecnologia non dovrebbe essere vista solo come un mezzo utile per rendere più efficienti le operazioni, ma dovrebbe essere utilizzata come uno strumento irrinunciabile per connettere e coinvolgere le persone.

In questo senso è importante adattare il ruolo di chi si occupa delle HR, in modo tale da riuscire a ridisegnare l’employee experience alla luce dei cambiamenti apportati dalle innovazioni introdotte in azienda e in modo da costruire ambienti di lavoro digitali pienamente soddisfacenti.

Specialmente per le aziende che prevedono forme di lavoro flessibile, diventa cruciale dotarsi di un digital workplace costruito sulla base delle specifiche esigenze dei dipendenti.

I vantaggi per le aziende

Attraverso la digitalizzazione dei propri processi un’azienda può concentrarsi maggiormente sugli aspetti strategici e migliorare la qualità e l’efficacia delle proprie azioni.

I vantaggi che derivano dalla digitalizzazione dei processi e dalla creazione di un digital workplace si manifestano sul piano organizzativo, ma anche dal punto di vista operativo e da quello economico.

Tra i benefici più evidenti sono da segnalare la capacità di ottimizzare i processi aziendali e di rendere automatici quelli ripetitivi, il risparmio di tempo che deriva da questa ottimizzazione e una migliore efficacia complessiva con cui vengono svolte le operazioni. Anche fare controlli e creare report diventa più rapido e più semplice.

Poter contare su processi e flussi fluidi e ben organizzati permette all’azienda anche di migliorare la propria capacità di attrarre, formare e mantenere al proprio interno i talenti e garantisce anche un miglior rispetto delle normative e degli obblighi di formazione.

Riuscire a gestire in modo più efficiente le operazioni aziendali ha delle conseguenze dirette anche sul piano economico e in termini di business. Innanzitutto, la riduzione delle inefficienze comporta un risparmio di costi e, in secondo luogo, migliora la competitività dell’offerta aziendale e può avere conseguenze interessanti sul piano della redditività.

Uno strumento indispensabile per la digitalizzazione

SAP SuccessFactors è un grande alleato delle imprese che intendono intraprendere un percorso di virtualizzazione dei processi aziendali e dare vita a un digital workplace coinvolgente. In modo particolare attraverso l’uso di SAP Work Zone è possibile creare uno spazio di lavoro digitale in cui gli employee possono ritrovarsi indipendentemente dal fatto che si trovino in azienda, che siano in trasferta o che lavorino da casa in smart working.

SAP Work Zone è una soluzione della suite SAP SuccessFactors grazie alla quale ogni azienda può adattare lo spazio sulla base delle proprie esigenze e della propria struttura organizzativa. Ad esempio, si possono inserire canali di social learning e contenuti utili per i propri dipendenti, anche differenziandoli in base al loro ruolo.

Inoltre, SAP Work Zone è facilmente integrabile con tool di terze parti già in uso e può essere arricchito con spazi di conversazione e di social collaboration come forum, chat e chatbot.

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