ERP Cloud: la soluzione innovativa per la gestione aziendale

Un software ERP è una soluzione preziosa per la gestione del business, utilizzare un gestionale in cloud significa innalzare ulteriormente le potenzialità dei sistemi.

Il contesto economico è sempre più competitivo e purtroppo complicato dalle situazioni internazionali. Le aziende devono misurarsi con difficoltà di approvvigionamento di alcune risorse e, dunque, con i rallentamenti di produzione che ne conseguono. D’altra parte, hanno a che fare con la necessità di mantenere i propri talenti oppure ancora con la diminuzione della fedeltà dei clienti ai brand. Tutte le organizzazioni sono, perciò, chiamate a un cambiamento. Si sente spesso parlare di resilienza, che altro non è che capacità di adattamento, oltre che migliore organizzazione.

Dotarsi di tecnologie in cloud (siano esse hardware o software) consente di rendere le organizzazioni particolarmente reattive al mercato, senza dover investire grandi budget. Si pensi, per esempio, all’opportunità di realizzare un servizio che sia all’altezza di un picco di domanda, a soluzioni che accompagnino la crescita del business o il percorso di digitalizzazione, in generale.

Indice:

• Definizione di Sistema ERP Cloud
• Le caratteristiche principali di un sistema Cloud
• Sfide nell’implementazione di un sistema ERP Cloud
• Best Practices per l’implementazione di un sistema ERP Cloud

Definizione di sistema ERP Cloud

L’ERP – Enterprise Resource Planning in cloud è un applicativo che consente la gestione delle attività mission critical delle aziende, dal momento che viene erogato in cloud è sfruttabile sempre e ovunque e pagato secondo la formula pay-per-use.

Tipicamente, l’ERP si occupa delle funzioni di contabilità, vendite e produzione da una piattaforma che centralizza tutti i dati. Un ERP in cloud offre tutto questo in qualsiasi luogo e mediante qualunque dispositivo: basta un accesso al Web.

Le caratteristiche principali di un sistema Cloud

Il cloud computing risulta essere una scelta vincente per sempre più aziende. Secondo gli ultimi dati dell’Osservatorio Cloud Transformation della School of Management del Politecnico di Milano, il mercato di soluzioni e servizi in quest’ambito nel 2022 ha superato i 4,5 miliardi di euro, crescendo del 18% rispetto all’anno precedente. Tra le caratteristiche principali che conducono le aziende alla decisione di optare per la nuvola vi è la consapevolezza di poter essere autonomi nella scelta di utilizzare le risorse solo quando serve. L’on demand significa, infatti, evitare sprechi, ma avere sempre a disposizione ciò di cui si ha bisogno per lavorare.  La spinta definitiva a mutare i propri metodi di approvvigionamento è poi determinata dalla misurabilità delle prestazioni offerte dal cloud provider, dalla possibilità di monitorare i consumi e, d’altra parte, di contare su un partner tecnologico che garantisca la continuità di servizio. Più nello specifico, le ragioni principali per cui le organizzazioni si stanno sempre più orientando al cloud computing sono, come vedremo qui di seguito, molteplici.

• Riduzione dei costi di implementazione e manutenzione delle risorse hardware e software. Se si utilizza un sistema on premise può verificarsi il bisogno di comperare macchine nuove su cui farlo lavorare. Saranno anche necessarie persone con competenze specializzate per l’installazione e l’integrazione dei vari moduli operativi. Ovviamente serve un investimento per l’acquisto delle licenze e poi un accordo per la manutenzione e l’upgrade. Con il cloud tutto questo è superfluo, i servizi necessari all’organizzazione sono facilmente attivabili e al cloud provider si corrisponde un costo man mano stabilito in base alla formula pay per use.
• Flessibilità e scalabilità. Grazie al paradigma di approvvigionamento delle risorse in cloud, ciascuna azienda può decidere quante e quali soluzioni usare, si possono aggiungere o rimuovere funzionalità a seconda della crescita del business e della stagionalità del mercato.
• Aggiornamenti automatici. L’upgrade delle soluzioni, così come la responsabilità della business continuity, è in carico al fornitore delle soluzioni che ha la responsabilità di garantire un servizio sempre allo stato dell’arte.
• Massima accessibilità. Grazie a un ERP in cloud gli utenti possono accedere al gestionale sempre e ovunque, sfruttando qualsiasi device abbiano a disposizione. L’unica condizione è la connessione al Web.

Sfide nell’implementazione di un sistema ERP Cloud

Gli ERP in cloud permettono a qualsiasi azienda di adottare tecnologie all’avanguardia per potenziare le proprie capacità di gestione del business, senza ricorrere a spese elevate.

È, però, importante fronteggiare alcune sfide per riuscire a sfruttare tutte le effettive potenzialità di tali tecnologie, senza correre rischi.

• Proprio la sicurezza rappresenta sia una sfida sia una opportunità. Da quest’ultimo punto di vista i cloud provider sono tenuti a provvedere a misure tese a proteggere i dati nel rispetto delle normative vigenti. Parallelamente, non si deve trascurare il fatto che i dati si muovono dagli ambienti IT ed è possibile che risultino esposti a minacce. Lavorando con system integrator esperti, sia dal punto di vista tecnologico che delle normative, è possibile collaborare per mettere in atto tutte le procedure e tecnologie necessarie per porre al sicuro il patrimonio di conoscenza.
• Integrazione con sistemi esistenti. Quanto più l’ERP sarà integrato con gli altri applicativi che gestiscono il business (CRM, sistemi per il magazzino, la logistica eccetera) tanto più potrà collaborare alla costruzione di un archivio di dati che può fornire la fotografia della situazione reale dello svolgimento dei processi. Il cloud supporta e favorisce tutto questo.
• Adozione e formazione degli utenti. Fruendo di un ERP in cloud, addetti e collaboratori delle organizzazioni si troveranno a usare sistemi diversi. È necessario che essi imparino nuove interfacce e conoscano tutte le funzionalità (e man mano quelle nuove che usciranno) per radicare effettivamente il cambiamento. Anche in questo caso, come nel precedente, un partner tecnologico esperto di soluzioni in cloud cui fare riferimento ha un ruolo fondamentale.

Best Practices per l’implementazione di un sistema ERP Cloud

Ogni progetto che contempli l’adozione di un sistema ERP in cloud è unico e possono servire particolari competenze per integrare la soluzione nei sistemi preesistenti. Un system integrator è, ovviamente, in grado di supportare le aziende in queste delicate operazioni offrendo consulenza tecnica e di business nel pieno rispetto delle varie peculiarità.

In linea di massima, in ogni caso, i passi da compiere per implementare un nuovo sistema ERP in cloud sono i seguenti a partire proprio da:

• Individuazione del partner tecnologico più adeguato, basandosi su una seria valutazione delle competenze, dell’esperienza e delle referenze.
• Per conseguire successo nell’implementazione di un ERP in cloud serve costituire un team di persone con differenti skill che possano contribuire all’introduzione della nuova tecnologia.
• Analisi della situazione aziendale, sia dal punto di vista infrastrutturale, sia in merito a come si svolgono i suoi processi e delle esigenze per poter fissare gli obiettivi da conseguire con l’adozione del gestionale. Tale analisi serve per identificare eventuali possibilità di risolvere inefficienze e rigidità che impediscono alle organizzazioni di saper adattarsi alla mutevolezza del mercato.
• Definizione di un piano utile a raggiungere quanto si è definito, specificando la sequenza delle tempistiche, quali sono le funzioni e le persone coinvolte e relativi tempi di formazione.
• Scelta della tecnologia più giusta.
• In tale piano va, in particolare, definita la strategia di migrazione dei dati, pianificando test specifici per evitare compromissione delle informazioni.
• Spesso può essere utile fare un pilot per verificare, appunto mediante un test, quali possono essere le opzioni più utili e le eventuali difficoltà.
• Una volta che il sistema va a regime serve stabilire un piano di monitoraggio delle prestazioni, cioè dell’effettiva efficacia di quanto è stato introdotto.

Allos | Part of Fiven vanta un’esperienza di oltre 15 anni nel supportare le aziende che hanno deciso di usufruire di software in cloud. Affermata nel mondo dell’implementazione e gestione delle soluzioni per lo human capital management, oggi l’azienda abbraccia la sfida dell’ERP in cloud con le medesime competenze e passione.

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