Ottimizzazione dei processi aziendali: strategie e vantaggi

Per restare competitivi ed essere in grado di reagire velocemente al mercato servono standardizzazione e flessibilità. Ottimizzare i processi aziendali in queste direzioni è possibile ed è più facile adottando strategie tecnologiche ad hoc, ecco come fare.

Agilità, velocità, efficienza, flessibilità. Sono tra le principali necessità delle aziende di oggi, si tratta delle capacità utili a restare competitive e a sapere rispondere alle sfide siano esse di mercato così come organizzative (la maggiore in ordine di tempo è stata lo smart working). L’ottimizzazione dei processi che regolano tutte le attività è un passo obbligato per poter vantare tali qualità.

La tecnologia è un fattore strategico per disegnare e creare nuovi servizi che abilitino modelli di lavoro più efficienti, serve trovare quella giusta e il partner di riferimento con cui collaborare per implementarla nel miglior modo possibile.

Importanza dell’ottimizzazione dei processi aziendali

Ottimizzare i processi aziendali significa:

• aumento dell’efficienza produttiva,
• gestione ottimale di scorte e magazzino,
• risparmi e riduzione dei tempi.

Più nello specifico, poter capire l’andamento dei flussi di lavoro, semplificarli e monitorarne l’avanzamento (o, al contrario i colli di bottiglia) si traduce nella preziosa opportunità di sfruttare tutte le occasioni di business e anche di costruire la catena del valore fondandosi su dati certi.

Mappare i processi (presupposto imprescindibile per una loro ottimizzazione) vuole anche dire avere una migliore visione di come e quanto collaborano tra loro i vari dipartimenti coinvolti nei processi stessi. Iter procedurali complessi, quali la gestione di servizio post-vendita e customer care, possono beneficiare di una reingegnerizzazione dei processi in termini di velocità di risposta ai clienti finali, ovvero di fidelizzazione.

Ugualmente, ottimizzare i processi di produzione, integrando i dati inerenti alla realizzazione dei prodotti con quelli derivanti dalle attività logistiche e di magazzino, consente di rendere il business più sostenibile e resiliente rispetto, per esempio, alle fluttuazioni dei prezzi delle materie prime e delle risorse in generale.

Basta valutare questi due semplici esempi per avere la certezza che tutti i settori industriali indistintamente possono trarre vantaggi dall’ottimizzazione dei processi.

Guida pratica per implementare strategie di ottimizzazione dei processi aziendali

Ogni azienda ha peculiarità specifiche inerenti al proprio settore di attività, non è quindi facile individuare una ricetta completa universale che conduca alla ottimizzazione di qualsiasi processo. È, però, possibile fissare una serie di passi da compiere per intraprendere il corretto percorso di ottimizzazione di uno o più processi.

Analisi dei processi aziendali esistenti (e utilizzo di diagrammi per visualizzarli)

Ciascuna organizzazione deve prima di tutto individuare i processi da reingegnerizzare, migliorare in un’ottica di aumento dell’efficienza, oltre ai possibili punti critici da risolvere.

Di conseguenza, bisogna fissare degli obiettivi che si desidera raggiungere. Per esempio, i bisogni più ricorrenti sono: innalzamento del livello di produttività, risparmio di tempo e costi e maggiore qualità dei prodotti o dei servizi erogati.

Per identificare più facilmente le situazioni problematiche, può essere utile sfruttare tecnologie ad hoc che fanno la mappatura e l’analisi dei processi restituendone una illustrazione grafica (di solito dei diagrammi) che offrono una fotografia puntuale di tutti i passaggi che costituiscono un processo. Tali sistemi possono essere interrogati per creare rappresentazioni grafiche specifiche.

Standardizzazione dei processi con la definizione di procedure (standard) replicabili e ricorrenti

Per garantire stabilità operativa e aumentare la scalabilità del business in risposta a un aumento di domanda è importante impostare processi standardizzati che non lascino spazio a ambiguità, in una situazione di questo tipo restano solo da gestire le eccezioni.

Addetti e collaboratori avranno così maggiore indipendenza e per il management sarà più facile gestire la crescita.

Automazione dei processi attraverso l’utilizzo di strumenti e software

A questo punto, le aziende devono effettuare la scelta definitiva della tecnologia ideale per il proprio contesto, insieme al partner tecnologico che le supporti nell’implementazione, personalizzazione e poi nello sviluppo ulteriore dell’ambiente IT nel tempo.

È importante che nella decisione siano coinvolte più figure, accanto al CIO che deve valutare gli aspetti di integrazione con altri applicativi esistenti e di sicurezza, serve che partecipino anche i rappresentanti chiave delle aree di business coinvolte che possono esprimere ciò di cui necessitano.

Grazie a tecnologie per la gestione dei processi evolute, per esempio, è possibile impostare degli automatismi che agevolano gli utenti nello svolgimento dei compiti ripetitivi a basso valore aggiunto che permettono una velocizzazione e maggiore precisione. Basti pensare, per esempio, al recupero in autonomia da parte dei sistemi di determinate informazioni e alle conseguenti facilitazioni delle organizzazioni sul fronte del data entry.

Il maggior coinvolgimento possibile è vantaggioso anche per individuare quali saranno le persone per cui programmare la formazione e le risorse necessarie.

Tra le tecnologie best of breed, SAP S/4HANA Cloud è il più completo e innovativo sistema ERP Cloud esistente sul mercato, capace di migliorare le prestazioni di business e la produttività dei processi gestionali. I nuovi modelli implementativi di SAP S/4HANA permettono di predisporre architetture che si adattano alle scelte dinamiche delle aziende, rendendo possibile l’integrazione di soluzioni on premise o cloud in un’architettura mista.

Implementazione della nuova tecnologia

Una volta stabilita la strategia tecnologica serve disegnare una roadmap di implementazione. Essa, per esempio, può essere graduale (a seconda, come detto, degli obiettivi che ci si è inizialmente posti), può prevedere pilot per sperimentare la tecnologia per un particolare progetto/processo e poi proseguire.

Ogni impresa, accompagnata dal partner di riferimento che metterà a disposizione le risorse più qualificate per il supporto, stilerà un proprio piano e man mano farà intervenire il personale che sfrutterà i nuovi applicativi e modificherà le modalità operative.

Coinvolgimento e formazione fanno si che si massimizzino i benefici della digitalizzazione.

Monitoraggio e valutazione dei risultati attraverso KPI o OKR

Tra gli elementi che compongono il piano di implementazione delle tecnologie ci deve essere un capitolo che riguarda il monitoraggio.

Per la verifica del raggiungimento dei risultati si possono fissare KPI – Key performance indicators (in italiano indicatori chiave di prestazione) o sfruttare la metodologia OKR – Objectives and Key Results, la metodologia che prevede il definire obiettivi significativi, concreti e chiaramente valutabili.

Tutto questo permette di misurare praticamente i vantaggi ottenuti e, d’altra parte, di fare correzioni dove non si ritiene di essere stati sufficientemente efficaci.

Continuo miglioramento dei processi con il coinvolgimento dei dipendenti

L’ottimizzazione dei processi non è un impegno una tantum, non si conclude con l’introduzione di qualche novità tecnologica e organizzativa. Avviando un percorso di digitalizzazione si innesca un circolo virtuoso alimentato, come qui sopra detto, dalla possibilità di continuare a identificare aree di miglioramento.

Non solo. Un partner tecnologico esperto è in grado di proporre soluzioni nuove in risposta a esigenze specifiche, man mano che la tecnologia evolve e si aggiorna, sin dalla fase di scelta dei sistemi in cui è può guidarti sull’adozione delle tecnologie Best of Breed di riferimento.

Allos |Part of Fiven vanta un’esperienza di oltre 15 anni nel supportare le aziende che hanno deciso di usufruire di software in cloud. Affermata nel mondo dell’implementazione e gestione delle soluzioni per lo human capital management e lo sviluppo di proprietary digital solution, oggi l’azienda abbraccia la sfida dell’ERP in cloud con lo stesso mindset innovativo e le medesime competenze e passione.