Scrivere una RFP per i sistemi di gestione HR (HCM – Human Capital Management)

Come scrivere un documento di richiesta di offerta (RFP) per i sistemi di gestione HR

Ormai hai deciso: cambierai sistema HCM (Human Capital Management), perché solo un sistema di gestione HR aggiornato, in grado di valorizzare l’esperienza dei collaboratori anche nell’attuale contesto di digital workspace ibrido ed in linea con le esigenze aziendali ti aiuterà a raggiungere i traguardi auspicati. Per scegliere quello giusto, però, dovrai redigere un documento di richiesta di offerta (RFP – Request for Proposal), che spieghi esattamente le tue necessità ai software provider e ti serva a valutare le loro offerte.

Ma come avanzare una richiesta di proposta che ti garantisca le risposte di cui hai bisogno?

Che cos’è e cosa dovrà contenere la tua RFP

Preceduta spesso da una RFI, ossia da una preliminare richiesta di informazioni che aiuta a farsi un’idea del mercato e a operare una prima scrematura delle offerte, l’RFP è un documento che inoltrerai solo a pochi venditori selezionati, ai quali dovrai illustrare che tipo di HCM cerchi e perché. Ma quali sono le voci da includere per compilarlo in maniera ottimale?

Introduzione:

L’RFP dovrà innanzitutto descrivere gli obiettivi che vuoi ottenere grazie al nuovo HCM e delineare il contesto in cui operi, compresi core business, dimensione aziendale, necessità di compliance e figure organizzative da soddisfare col progetto.

Dettaglio delle funzionalità e specifiche tecniche

In questa sezione indicherai quali processi HR desideri digitalizzare e se cerchi software e app cloud e mobile friendly.

Ulteriori informazioni

Ricorda di chiarire eventuali problematiche riscontrate con l’attuale HCM o con gli attuali processi di gestione che possono comprendere anche attività off-line, come la non scalabilità o la difficoltà di integrazione con gli altri sistemi aziendali.

Istruzioni ai venditori

Dulcis in fundo, non dimenticare di fissare precise deadline per la risposta e di chiedere referenze e chiarimenti sul personale incluso nel progetto.

Tips per RFP e RFI efficaci

Sapevi che la maggioranza delle RFP finisce nel cestino? Il motivo è molto semplice: proprio come la redazione, anche la risposta a una richiesta di proposta è un lavoro dispendioso, che i venditori sono disposti a svolgere solo se intravedono un potenziale guadagno. Eccoti, dunque, alcuni trucchi per apparire un contraente affidabile e ottenere i feedback che cerchi.

Non partire in quarta

La qualità di una RFP dipende soprattutto dalla sua preparazione, che prevede di stilare una lista delle funzionalità utili ai diversi stakeholder. Per scoprirle, dovrai raccogliere più input possibile, attraverso focus group, sondaggi e interviste individuali.

Datti delle priorità

Come tutti i progetti, quello di adozione di un nuovo HCM sarà osteggiato da critici attaccati alle vecchie procedure e osannato da schiere di entusiasti. Toccherà a te, dunque, metterli d’accordo e creare un’apposita wishlist, che distingua tra le funzioni davvero Business critical e quelle la cui automatizzazione è solo auspicabile.

Prendi contatti coi venditori al momento opportuno

Le RFI sono fondamentali perché, risultando più intuitive e semplici da compilare anche da parte dei venditori, ti permettono di ottenere tutti i report e i prospetti di cui hai bisogno e di accedervi velocemente. Tuttavia, ricorda che la RFP non deve mai essere eterodiretta e che gli eventuali materiali forniti dall’esterno dovranno solo integrare e definire i feedback ricevuti all’interno.

Prepara degli schemi valutativi

Apposite matrici ti aiuteranno a dare un primo celere punteggio ai fornitori e ai loro programmi che, in seguito, potrai valutare in modo più approfondito.

Anche se può sembrare un’attività time consuming, una RFP dettagliata ti aiuterà a risparmiare tempo in futuro, agevolandoti nei processi di selezione e implementazione dell’HCM.  E, inoltre, allontanerà fraintendimenti e un rischio ancora peggiore: quello di sbagliare acquisto.

Razionali alla base di un Programma di Digital HR

Le matrici di valutazione dovranno tenere conto degli obiettivi specifici di Business e del livello atteso dal nuovo sistema HCM, rispetto ai razionali alla base del proprio Programma di Digital HR Transformation.

In ambito Risorse Umane la digitalizzazione si declina oggi lungo 4 direttrici:

• Strategic Analytics, ovvero la capacità del nuovo sistema di restituire analitiche e reportistiche di dettaglio ed abilitare decisioni informate (Data-Driven HR, People Analytics);
• HR Capability Enhancement, la capacità di di concretizzare la Digital Business Transformation, per minimizzare gli effort legati ad attività generaliste, manuali e ripetitive, oltre che sviluppare nuovi servizi HR a valore aggiunto come un Digital Workplace;
• Employee Engagement, sviluppare un’esperienza utente migliorata (Consumer-like Experience), sostenendo la Leadership Diffusa con servizi fruibili in modalità self-service ed anche in portabilità (mobile);
• Employer Branding, oltre a sostenere la diffusione dei Brand Ambassador, abilita al miglioramento dell’esperienza in fase di Recruiting per il candidato ed i processi di Induction e Onboarding.

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